Heidelberg Laureate Forum

A virtual networking event

The 8th Heidelberg Laureate Forum (HLF for short) had to take place digitally in 2021 due to the pandemic. The goal of this annual event is the exchange between the winners of the most prestigious awards in mathematics and computer science and outstanding young researchers in these fields.

But how is it possible to transfer such an event, which thrives so much on personal encounters, into virtual space?

The answer: by doing it differently - in this case in a successful co-creation with the Heidelberg Laureate Forum Foundation. The centrepiece of the four-day online event was a flexible virtual platform that enabled both the streaming of content and interaction between participants. The variety of formats, including interviews, panels, workshops, poster sessions and lectures, was carefully and enthusiastically adapted to the needs of the target group. In addition to purely scientific topics, there were also informal offerings such as yoga, a pub quiz or a concert in virtual reality.

The programme was produced and broadcast from two studios at the New University of Heidelberg. The Neue Aula served as the location for plenary situations, while a green-screen studio was the home of the informal programme items and also functioned as a news studio. The 8th Heidelberg Laureate Forum in September 2021 informed, inspired and connected the more than 300 scholars across continents and time zones, making it a very special virtual experience as well.

Moderatorin spricht auf der Bühne des 8th Heidelberg Laureate Forum. Im Vordergrund ist die Regie mit mehreren Timern und Monitoren zu sehen.
Mehrere Bildschirme mit verschiedenen Live-Feeds, Schnitt-Tools und Countdown-Zeiten in einer technischen Produktionsumgebung.
Blick in den Veranstaltungsraum des 8th Heidelberg Laureate Forum mit leerer Bühne, mehreren Monitoren und Regiearbeitsplätzen im Vordergrund. Auf der Leinwand steht das Veranstaltungsdatum: 20.–23. September 2021.
Zwei Personen mit Headsets arbeiten in der Regie. Auf Monitoren sind verschiedene Kameraperspektiven einer Talkshow mit Greenscreen zu sehen.
Vier Mitarbeiter von ottomisu stehen in einem Veranstaltungsraum, zwei davon tragen Corona-Schutzmasken. Sie wirken aufmerksam und konzentriert, vermutlich in einer technischen Besprechung oder Generalprobe
Mehrere Personen sitzen lachend in einem Veranstaltungsraum und folgen aufmerksam dem Geschehen.
Frau mit kurzem Haar und grauem Schal lächelt in die Kamera, während sie sich mit einer anderen Person unterhält.
Person hält eine Flasche ‚Viva con Agua‘ mit türkisfarbenem Etikett in der Hand. Im Hintergrund verschwimmen Menschen und Bildschirme.
Frau sitzt auf Yogamatte vor grünem Studiohintergrund. Auf dem Monitor ist die virtuelle Kulisse mit Steinwand und Lotusblume zu sehen.
Zwei Personen performen vor grünem Hintergrund – eine DJ mit Pult, eine Sängerin mit Mikrofon. Kameras und Bildschirme im Vordergrund zeigen den Livestream