Check-In für dein Event – Chancen & Grenzen von Hotels als Location
von Beke Alberring
In den letzten Wochen und Monaten haben wir uns intensiv mit dem Thema Location auseinandergesetzt: Warum ist der Ort eines Events so entscheidend für seinen Erfolg? Und wo fühlen sich ottomisu-Veranstaltungen besonders wohl?
Jede Location hat in ihrer Art ihre Daseinsberechtigung. Bei uns Evententhusiasten schlägt das Herz vielleicht etwas höher, wenn wir in große Locations, wie eine Messe oder eine Halle mit Industrial-Look gehen, die wir komplett frei gestalten klnnen. Ein Hotel bietet hier andere Möglichkeiten – Grund genug also, das Hotel als Eventlocation einmal genauer zu betrachten.
Hotels sind in erster Linie für Übernachtungen konzipiert – aber genau das macht sie oft auch für Events attraktiv. Sie vereinen mehrere Aspekte unter einem Dach: Unterkunft, Gastronomie, Tagungsräume und Servicepersonal.
Wer eine Veranstaltung plant, profitiert von kurzen Wegen, eingespielten Abläufen und der Möglichkeit, Teilnehmende direkt vor Ort unterzubringen. Doch wie gut passt diese Infrastruktur zu komplexeren Event-Formaten?
Unser Head of Production Jan hat bereits einige Hotelevents umgesetzt. Wir haben mit ihm gesprochen, was dabei zu beachten ist und wo die Vorteile – aber auch die Grenzen liegen.
Zwischen Teppichboden und Techniklimit
Es gibt klar vorgegebene Räumlichkeiten, die durch mobile Trennwände zwar eine gewisse Flexibilität aufweisen, dennoch sind die Möglichkeiten begrenzt. Es geht aber nicht nur um feste Wände oder Einbauschränke, sondern auch um vorgegebene Cateringflächen oder Buffetelemente, die man vor Ort nutzen muss. Die Individualität, eine große Fläche frei bespielen zu können, gibt es im Hotel also eher nicht, weil es ja immer noch primär der Gästeunterbringung dient.
Ein vermeintlicher Vorteil – die Infrastruktur – entpuppt sich je nach Art der Veranstaltung schnell auch als Herausforderung. Es gibt eine bestehende Infrastruktur, die aber meist auch nur für kleinere Tagungen ausgelegt ist. Je nachdem, was man plant, kann zum Beispiel die Stromversorgung ein echtes Nadelöhr werden.
Neben der Infrastruktur stößt man auch technisch schnell an Grenzen: Niedrige Decken, fehlende Hängepunkte oder eine geringe Bodenbelastung schränken die kreative Gestaltung von Bühne und Inszenierung deutlich ein. Wenn Reihenbestuhlung für Vorträge Kern der Veranstaltung ist, dann ist ein Hotel mit seinen Tagungsräumen und der teils fest installierten Technik genau dafür gut ausgelegt. Wenn Dinge stark umgestaltet werden sollen und man viel Material einbringen will, gerät man hier schnell an die baulichen und logistischen Grenzen. Besonders das Thema externes Material stellt oft eine Herausforderung dar, die es kreativ zu lösen gilt. Statt Lastenaufzügen gibt es häufig nur kleine Personenaufzüge und auch das Be- und Entladen von mehreren LKWs ist häufig nicht möglich, gerade wenn das Hotel über eine zentrale Lage in der Stadt verfügt. Für uns ist hier dann das Timing extrem wichtig, wenn wir nicht mehrere LKWs auf einmal ausladen können. Hier muss man also gut koordinieren.
Für das Team ist es ebenfalls eine besondere Situation, wenn es in der intensiven Eventvorbereitung und -durchführung vor Ort keinen Weg zur Location gibt und man zum Beispiel eine Woche lang nichts anderes sieht als dieses Hotel.
Auch bei den Kosten gilt es aufzupassen: Oft fehlt es zum Beispiel an Büro- oder Leergutflächen. Hier müssen Hotelzimmer, Tagungsräume oder Tiefgaragenstellplätze extra angemietet werden, damit alles einen Platz hat.
Effizient, eingespielt, erprobt
Natürlich lassen sich viele der genannten Herausforderungen meistern und in Vorteile ummünzen.
So mögen zusätzliche Flächen für Leergut oder Technik zwar kostenpflichtig sein, doch gleichzeitig entfallen andere Aufwände: Die direkte Unterbringung von Gästen und Crew im Haus spart Shuttle-Fahrten, Transportkosten und vereinfacht die gesamte Logistik. Das ist nicht nur aus Kosten- sondern auch aus Nachhaltigkeitssicht ein Pluspunkt.
Einzelne Gewerke wie Reinigung, Küche oder Check-In-Personal sind oft bereits vorhanden und können nahtlos in den Veranstaltungsablauf integriert werden. Das spart Zeit, Koordination und am Ende bares Geld.
Mobiliar, Technik oder Catering-Infrastruktur sind meist ebenfalls schon vorhanden und müssen nicht eigens angemietet oder geliefert werden – ein weiterer Effizienzgewinn, der sich im Budget darstellt.
Wenn der Style des Hotels zu dem der Veranstaltung passt, muss man nur noch wenig an Dekoration oder Mobiliar einbringen. Das Hotel an sich verfügt also schon über einen hochwertigen Look, der sich positiv auf die Gesamtwirkung des Events auswirken kann. Die Atmosphäre, die uns bei ottomisu bei unseren Veranstaltungen besonders wichtig ist, wird in Hotels von den Teilnehmenden oft als intim und einladend beschrieben. Industrial-Hallen könnte man mit noch so viel Deko bestücken – hier könnte trotzdem eine kahle Atmosphäre aufkommen.
Passend ist, was passt
Am Ende gilt: Nicht jede Location passt zu jedem Format – und das ist auch in Ordnung. Wer sich bewusst macht, was er will und was er braucht, kann im Hotel eine starke Lösung finden. Besonders dann, wenn es um klare Abläufe, kurze Wege und zuverlässige Standards geht.
Design, Raumgestaltung, Küche – Stilrichtungen sollten allerdings von Anfang an zur Veranstaltung passen. Hier noch Dinge um 180° zu drehen ist nicht unmöglich, aber nicht ganz einfach, wenn der Rahmen schon entsprechend steht. Wer maximale Freiheit sucht, wird eher in einer „klassischen“ Eventlocation, die für maximale Freiheit der Eventschaffenden ausgelegt ist, fündig. Wer hingegen Struktur und Funktionalität schätzt, kann mit einem Hotel goldrichtig liegen.
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