Das Agenturbriefing...

... und was bei der Erstellung beachtet werden sollte.

Mit dem Agenturbriefing fängt die Zusammenarbeit zwischen Agentur und Kund*innen an. Ganz oft entscheidet dieses Briefing sogar darüber, ob eine Zusammenarbeit überhaupt zustande kommt und wenn ja, wie gut diese verlaufen wird.

Welchen Stellenwert das Briefing einnimmt, was darin berücksichtigt werden sollte und wie man mit fehlenden Informationen umgeht, hat unsere Konzeptionerin Anita in einem Interview mit der Fachzeitschrift EVENT PARTNER beantwortet.

Wer es noch nicht gelesen hat, kann es direkt hier nachlesen.

Auch unsere Kolleginnen Ann-Kathrin und Claudia haben den Artikel unter die Lupe genommen. Wie gut, dass Anita nur ein Büro entfernt sitzt und die beiden sie zu einigen Punkten noch genauer befragen konnten!

 

Claudia: Du hast von den verschiedenen „Bausteinen“ eines Briefings gesprochen. Gibt es die eine Struktur, nach der du ein Briefing immer aufbauen würdest? Wie kann man ein Briefing am besten aufbauen, dass Kund*innen auch wirklich keine wichtigen Informationen vergessen?

Generell würde ich empfehlen, immer mit den grundlegenden Aspekten der Veranstaltung zu starten und später in die Details zu gehen, um die Adressaten abzuholen. Dazu hilft es den groben Rahmen zunächst einmal gedanklich durchzugehen, die klassischen W-Fragen zu beantworten und Ziele zu beschreiben. Neben den Hard Facts sollten auch konzeptionelle Fragen beantwortet werden: Warum gibt es die Veranstaltung? Welche Informationen habe ich über die Gäste, wie soll die Tonalität und Atmosphäre der Veranstaltung sein? etc.

Ist diese Basis da, würde ich mit den Details weiterfahren und gedanklich den Weg des Gastes durchgehen. Dabei fallen einem automatisch die Gewerke und Anforderungen ein, die es braucht.

Wenn ich das habe, gilt es natürlich noch den Gestaltungsspielraum der Agenturen festzulegen, das sich vorwiegend im Budget widerspiegelt, aber auch in unternehmensspezifischen Aspekten und Prozessen, die evtl. eine neue Agentur noch nicht kennt.

Zum Schluss würde ich überlegen, ob jemand Außenstehendes das Briefing wirklich versteht. Wurde erklärt, wer das Unternehmen ist, was es will und beschrieben, wie andere helfen können? Oft sind es die einfachsten Dinge, die für einen selbstverständlich sind, aber bei anderen für Verwirrung sorgen. Solange es aber eine Rebriefing-Möglichkeit gibt, können spätestens da weitere Fragen geklärt werden und eine Agentur bringt spätestens hier weitere wichtige Punkte ein.

Zudem kann eine Checkliste eine gute Gedankenstütze sein und wird von EVENT PARTNER hier zur Verfügung gestellt.

Claudia: Würdest du eher mehr Aufwand in eine Briefing-/Konzeptbearbeitung stecken, mit dem Risiko den Auftrag nicht zu bekommen, oder würdest du prinzipiell eher weniger Arbeit reinstecken, damit der Verlust am Ende nicht so groß ist, falls man das Projekt nicht realisiert?

Wenn entschieden wurde, einen Auftrag oder einen Pitch anzunehmen, heißt es immer Gas geben. Aber auch vor der Entscheidung macht sich das Team schon sehr viele Gedanken zum Briefing. Lieber vorher mehr abgeklärt als später böse Überraschungen zu haben!

Ann-Kathrin: Mal angenommen, es wurde nun alles gut durchgebrieft und alle wissen was zu tun ist. Kurz vor knapp, gibt es aber doch noch eine Briefingänderung. Wie gehst du mit solchen Situationen um?

Das kommt drauf an, was kurz vor knapp bedeutet und wie groß diese Änderung ist. Es kommt immer mal wieder vor, dass Änderungen übernommen werden müssen. Solange es im Zeit- und Budgetplan verläuft, ist das auch alles machbar. Wenn es jedoch in die heiße Phase geht und es sich um Änderungen handelt, die große Auswirkungen auf das Gesamtkonzept haben und ein Großteil neu konzipiert werden muss, dann wird es brenzlig und kann das gesamte Team und Event ins Straucheln bringen. Aber auch hier gilt wieder eine offene Kommunikation zu pflegen und die Sachlage zu bewerten. Warum gibt es diese Änderung? Welche Erwartungen oder Hoffnungen gehen damit einher? In welchem Verhältnis stehen Aufwand und potenzieller Erfolg? Wie viel Arbeit wurde bereits geleistet? Inwiefern lassen sich Dinge „rückgängig“ machen, welche Dinge müssten zu welchen Kosten storniert werden? Können sich Kund*innen zeitlich und budgetär einen Zusatzaufwand überhaupt leisten? Oft sind solche kurzfristigen Änderungen planerisch, zeitlich und budgetär ja nicht berücksichtigt worden. Also, Ruhe bewahren, nachdenken, nachfragen, gemeinsam mit Kund*innen/Entscheider*innen und Team eine Lösung suchen.

Und, auch wenn es jetzt abgedroschen klingt, in der Realität kommt bekanntlich vieles gerne anders. Dass etwas nicht nach Schema F läuft ist in Ordnung, denn jedes Projekt ist individuell und bringt neue Anforderungen mit sich. Dazu kommt, dass wir aktuell in wilden Zeiten leben. Hier braucht es eine Portion Zuversicht, Souveränität (die spätestens durch die Erfahrung kommt), lösungsorientiertes Denken und natürlich Teamstärke.

Vielen Dank dir!

Das vollständige Interview mit EVENT PARTNER findet ihr hier.

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