Künstliche Intelligenz im Event-Bereich: Einfach mehr Erfolg

Künstliche Intelligenz (KI) bzw. die damit verbundene Automatisierung spielen schon heute bei der Planung, Organisation und Analyse von Events eine wichtige Rolle – und ihre Bedeutung wird weiter zunehmen. Event KI bietet zahlreiche Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren, Teilnehmererlebnisse zu personalisieren und so den Erfolg von Events messbar zu steigern.​ Auch ottomisu setzt verstärkt und gezielt auf KI-Tools und beobachtet die Entwicklung genau.

Generative KI unterstützt bei der Ideenfindung

Die derzeit am meisten verbreitete Form von KI-Anwendungen ist die generative KI. Ganz grob definiert zeichnet sich diese Form der Künstlichen Intelligenz dadurch aus, dass sie basierend auf Trainingsdaten Muster und Strukturen erkennt, und so neue Ergebnisse daraus generiert. Einige bekannte Tools rund um generative KI hierzulande sind z. B. ChatGPT, Perplexity, DALL-E, Midjourney oder auch DeepL.

Insbesondere ChatGPT kann durch gezielte Prompts bei der Ideenfindung unterstützen. Das kann z. B. die Ausarbeitung eines Mottos oder der Titel eines Workshops sein. KI kann aber auch bei der generellen Konzeption des Events wertvollen Input liefern oder bei der Formulierung von Einladungen, Programmbeschreibungen oder Social-Media-Posts eine echte Hilfe sein.

Optimierte Zielgruppen-Analyse für Events

So kann KI zum Beispiel viel gründlicher und umfassender recherchieren, was bestimmte Zielgruppen gerade ganz besonders bewegt.

Auch in anderen Bereichen der Event Planung liefert KI noch zuverlässiger Daten: So ermöglicht die Integration von KI in die Eventplanung eine detaillierte Analyse vergangener Veranstaltungen. Auf diese Weise lassen sich Muster erkennen und zukünftige Events noch zielgruppenspezifischer gestalten. Eventagenturen sowie Eventplaner und -veranstalter können auf Basis der Ergebnisse noch konkreter nachvollziehen, was ihre Gäste bewegt. Und diese fühlen sich am Ende des Tages noch persönlicher wahrgenommen und besser betreut.

Personalisierung des Teilnehmererlebnisses

Die Personalisierung des Teilnehmererlebnisses ist ein weiterer, ganz wesentlicher Vorteil von KI-Tools rund um Events und deren Durchführung. Je genauer wir die Vorlieben und Wünsche unserer Gäste und Teilnehmer kennen, desto individueller und persönlicher sind die Kommunikation und das Erlebnis rund um das Event.

Genau hier kann eine KI durch die Analyse von Daten wertvolle Empfehlungen für Sessions, Networking-Möglichkeiten oder Aussteller geben. So entsteht schon vor dem Event ein maximal maßgeschneidertes Erlebnis für jeden Teilnehmer. Und das wiederum erhöht die Zufriedenheit mit dem Event.

Menschen brauchen KI. Und die KI braucht Menschen.

Brauchen wir in Zukunft nur noch ChatGPT oder andere Tools, um Events zu planen und zu optimieren? Keinesfalls.

Vielmehr braucht es immer auch die Expertise von Event-Spezialisten, die von KI generierten Impulse und Ideen gezielt zu interpretieren. Nur mit menschlicher Fantasie und Kreativität entstehen wirklich einzigartige Erlebnisse. Bei allem Hype rund um KI dürfen wir nie vergessen, dass generative KI eben nur auf Basis von Daten neue Daten reproduziert. KI ist aber bislang nicht in der Lage, aus sich heraus neue Ideen oder Konzepte zu erzeugen.

Am Ende des Tages sind KI-Tools wie ChatGPT virtuelle Sparrings-Partner, die Eventplanern wichtige, aber auch zeitraubende Aufgaben wie z. B. das Anfragen von Locations oder von Hotels abnehmen. Weitere KI-typische Aufgaben sind der automatisierte Versand bzw. die Beantwortung von E-Mails.

Durch diese KI-gesteuerte Automatisierung von Prozessen können sich Eventmanager viel besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Auch ottomisu ist hier noch am Austesten, welche Tools für welche Art von Aufgaben und Ziel am besten funktionieren.

Datenanalyse und Predictive Analytics

KI kann große Mengen an Feedback und Interaktionsdaten analysieren, um Muster zu erkennen und Vorhersagen für kommende Events zu treffen.​ Diese sogenannte Predictive Analytics – also grob übersetzt die vorausschauende Analyse auf Basis von Daten früherer Events – ermöglicht es Veranstaltern, Trends zu identifizieren, die Teilnehmerbindung zu erhöhen und nach dem Event auch die Planung zukünftiger Veranstaltungen proaktiv zu gestalten. Predictive Analytics führt auch zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Eventstrategie und einer stärkeren Positionierung im Markt.​

KI im Eventmanagement: Effizienz und Präzision

Zudem können Veranstalter durch datenbasierte Analysen von KI-Tools mögliche Sicherheitsrisiken erkennen. Diese können z. B. durch zu große Menschenansammlungen entstehen, wenn der der Laufweg vor einem Eingang nicht optimal geplant war. Oder der Platz in einem Vortragsforum reicht einfach nicht aus, weil deutlich mehr Besucher kamen als im vergangenen Jahr. All das ist durch KI schon auf dem Event deutlich schneller und einfacher erkennbar.

Auch bei den standardmäßig vorprogrammierten Abläufen im Eventmanagement ist die Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse deutlich: So laufen z. B. Check-Ins reibungsloser und schneller ab und das gesamte Teilnehmenden-Management ist durch die Digitalisierung automatisiert und damit auch weniger fehlerbehaftet.

Verbessertes Erlebnis für die Gäste und Entlastung fürs Personal

Gerade im Eventmanagement wird deutlich, wie wertvoll KI sein kann: Sie verbessert nicht nur das Erlebnis der Teilnehmer, sondern entlastet auch alle Mitarbeitenden rund um das Event.

Ein gutes Beispiel ist die Beantwortung sich wiederholender Fragen durch Chatbots. Entsprechend gefüttert sind sie wie kaum ein anderes Kundencenter dazu in der Lage, jede Frage in aller Ruhe und Höflichkeit immer wieder aufs Neue zu beantworten. Selbst wenn Kunden zum wiederholten Male nach der Agenda oder ihrem Hotelzimmer fragen, der Chatbot antwortet direkt, maximal verbindlich sowie persönlich und gleichbleibend freundlich.

Darüber hinaus können KI-gestützte Chatbots als persönliche Assistenten fungieren und bei der Navigation durch das Event helfen. Basierend auf ihrem bisherigen Verhalten früherer Events bekommen sie z. B auf einer Messe Eventrouten empfohlen, mit denen sie Zeit und Ressourcen sparen können.

Herausforderungen und ethische Grenzen

Trotz der vielen Vorteile bringt der Einsatz von KI im Eventmanagement auch Herausforderungen mit sich. Datenschutz und ethische Fragen müssen berücksichtigt werden, insbesondere wenn es um die Sammlung und Verarbeitung personenbezogener Daten geht. Veranstalter müssen sicherstellen, dass sie die geltenden Datenschutzgesetze einhalten und transparent mit den Daten ihrer Teilnehmer umgehen.​ Zudem sollte Vorsicht bei der Eingabe von sensiblen und vertraulichen Daten (z.B. Betriebsgeheimnisse) geboten sein, da das Risiko besteht, dass diese Informationen extern zugänglich werden.

Zudem sollte der Einsatz von KI stets als Unterstützung und nicht als Ersatz für menschliche Interaktion betrachtet werden. Die persönliche Note und das zwischenmenschliche Erlebnis bleiben zentrale Elemente erfolgreicher Veranstaltungen.

Aller Anfang ist schwer: Best Practice Beispiel

Auch für die Anwendung von KI gilt: Der erste Schritt ist oft der Schwerste. Dabei genügt es am Anfang, statt den Dienstleister / die Eventagentur oder die Mitarbeiter zu briefen, einfach einen entsprechenden Prompt bei ChatGPT einzugeben.

Natürlich gibt es auch dafür spezielle Regeln, aber im Grunde braucht ChatGPT das gleiche wie Menschen auch: Eine möglichst klar definierte Zielgruppe und eine möglichst genaue Aufgabenstellung, wie z. B. die folgende:

"Erstelle ein Eventkonzept rund um die Marke AB mit den Werten XYZ zum Zweck der Neukundengewinnung und berücksichtige dabei die Eigenheiten der Branche sowie Erkenntnisse aus früheren Events". – Dies mal nur als grober Beispielprompt, der allerdings auch noch detailliert werden sollte.

Auf Basis des Ergebnisses kann die Idee dann weiter verfeinert und ausgearbeitet werden.

Und wenn alle Stricke reißen, kommen Sie einfach zu ottomisu. Wir sind auch rund um den Einsatz von KI in der Eventplanung und im Eventmanagement Ihr Partner für mehr Kreativität und noch bessere Ergebnisse. Denn so viele Ergebnisse eine KI auch liefern mag: Am Ende braucht es einen Profi, der sie richtig bewertet. Erfahrung, Intuition und frische Perspektiven – das kann eben immer noch nur der Mensch liefern.

Fazit: KI kann nerven, aber am Ende kommt keiner an ihr vorbei

Der Einsatz von KI kann jahrelang etablierte Prozesse hinterfragen und damit auch persönliche Gewohnheiten und Eigenheiten rund um die Event-Organisation und -Planung in Frage stellen. Das mag zwar am Anfang eine Hürde sein, aber konsequent umgesetzt liefert KI viel Potential für Verbesserungen und damit einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

KI personalisiert schon heute das Erlebnis der Gäste, automatisiert Prozesse und schafft damit mehr Möglichkeiten und Ressourcen für das Event-Team, sich auf seine Kernaufgaben zu konzentrieren. In Zukunft wird der Einsatz von KI noch viel häufiger eine wichtige Grundlage für Entscheidungen sein.