Programmgestaltung bei Events: Wie aus vielen Programmpunkten ein echtes Event-Erlebnis entsteht

Manche Themen in unserem Magazin sind zeitlos – wie auch das Thema Festivalisierung. 2023 beleuchteten wir in einem Artikel den „neuen“ Wunsch nach lebendigem Austausch, gemeinsamem Erleben der Marke und emotionalen Highlights. Dass dieser Wunsch der Zielgruppe nicht mehr sonderlich neu ist, zeigen die zahlreichen Business-Event-Formate, die sich bereits von linearen Frontalveranstaltungen verabschiedet haben und zunehmend in Richtung Festivalform mit interaktiven Präsentationen, Breakout-Sessions, Live-Acts und vor allem echten Erlebnissen gehen. Bei der OMR sind beispielsweise neben den Promi-Vorträgen auf den großen Mainstages auch Masterclasses immer gefragter, die einen anderen Themenzugang und mehr Insights versprechen. Gemeinsam mit Themen wie Personalisierung und Zielgruppenverständnis wird daraus heute ein spannender und immer noch hoch aktueller Mix, der aber auch zu einer komplexen Programmsituation führt.

Wir erleben immer wieder, dass viele Optionen für die Teilnehmenden auch immer bedeutet, dass die Unsicherheit bei Event-Verantwortenden steigt. Es gibt viele Dinge, die übergreifend und parallel bedacht werden müssen – gleichzeitig steigt der Bedarf nach klarer Struktur und gezielter Steuerung bei der Zielgruppe. Wir zeigen in diesem Artikel auf, dass Programmgestaltung kein anstrengender Prozess sein muss, sondern dass er mit einem guten Verständnis und einer Orientierungshilfe an der Hand viel Potenzial für das Event-Erlebnis der Teilnehmenden bietet, das nur darauf wartet, von Event-Planenden entfesselt zu werden.

Von Event-Planer*innen gut gemeint, weil mehr Programmoptionen zu mehr Mehrwert führen sollen – in der Umsetzung mündet das jedoch oft in Orientierungslosigkeit und Überforderung, wenn es nicht richtig geplant oder kommuniziert wird. Wie einleitend erwähnt, hat die Festivalisierung mit freier Agenda und parallelen Programmen dazu beigetragen, dass diese Komplexität heute eher die Regel als die Ausnahme ist.
Was wir als beratende Event-Agentur immer wieder erleben: Mehr Auswahlmöglichkeiten steigern nicht automatisch die Qualität des Erlebnisses – im Gegenteil, ohne Struktur sinkt sie sogar. Und das gilt unabhängig von der Teilnehmerzahl: Egal ob ein Event 100 oder 1.000 Teilnehmende hat, mehr Programm führt nicht automatisch zu mehr Wirkung.

Entscheidend ist vielmehr ein klares Verständnis der Zielgruppe und die Antwort auf Fragen wie: Welche Inhalte benötigen oder wünschen sich Teilnehmende? Welche Formate funktionieren bei welchen Themen und für welche Gruppen besonders gut?
Oft ist es gerade die bewusste Auswahl einzelner Programmpunkte oder die Einbindung der Zielgruppe – etwa im Rahmen von Co-Creation –, die zum Ziel führt, nicht die reine Addition von Inhalten. Ein gutes Programm entsteht nicht durch Fülle, sondern durch Passung: durch Inhalte, die über klare Kommunikation und Orientierungspunkte so aufbereitet sind, dass sie intuitiv zugänglich und nachvollziehbar sind.

Wie bewegt man bestimmte Teilnehmende zu den Programmpunkten, die sie sehen wollen und sollen und wie können sie sich selbst so orientieren, dass es ein gesamtes Event-Erlebnis und keine Aneinanderreihung von einzelnen Programmpunkten ist? Das Schlagwort ist Teilnehmerfluss. Teilnehmende sind vor und während einem Event oft damit beschäftigt, sich zwischen Inhalten zu entscheiden. Damit diese Entscheidungen und die anschließende Bewegung im Raum kein Zufall bleiben, sollte man als Event-Planer*in den Teilnehmerfluss als das wahrnehmen, was es ist: ein aktives Gestaltungselement.

Aber nicht nur für die Teilnehmenden selbst ist der Teilnehmerfluss entscheidend. Denn Programm ist nicht nur Inhalt, sondern auch Logistik. Denkt man den Teilnehmerfluss und die Bewegung im Raum und zwischen den Formaten aus Planungssicht nicht mit, können verpasste Inhalte, leere Sessions, Überfüllung oder Orientierungslosigkeit der Teilnehmenden die Folge sein. Hier hilft es, sich die Kapazitätsplanung vor Augen zu führen, Event Journeys und Musteragenden von verschiedenen Personas beispielhaft durchzugehen, Pausenzeiten sowie Wege zwischen den Sessions mitzudenken und vor allem Gewerke-übergreifend zusammenzuarbeiten.
„Unbewusste“ Situationen wie Signale oder Wegeführung als verbindende Elemente können hier aber ganz besondere Impulse setzen, die am Ende darüber entscheiden, ob die Programmpunkte und das Event als zusammenhängendes Erlebnis wahrgenommen werden oder als lose Abfolge.

Stellt man der KI diese Frage, bekommt man folgende Antwort: „Ein gutes Programm ist erst dann gut, wenn es verstanden wird.“ Klingt simpel, ist aber gar nicht so leicht umzusetzen. Am Ende soll auf jeden Fall ein klares Gefühl stehen: Gute Programme nehmen Entscheidungen ab oder erleichtern diese, statt sie zu multiplizieren. Aber wie erzielt man dieses Gefühl für die Teilnehmenden, ohne selbst den Überblick zu verlieren? Die Lösung: Komplexität reduzieren. Sowohl in der Planung als auch in der Kommunikation. Wenn Formate, Programmpunkte und Inhalte geplant werden, ergibt es Sinn, Punkte wie Zielsetzung, Zielgruppe oder Nutzen ebenso wie Speaker, Session-Titel und Abstract des Inhalts direkt mitzuteilen und so ein entsprechendes Erwartungshaltungsmanagement in Richtung Tempo, Tiefe oder Beteiligung zu betreiben. Werden Inhalte klar gelabelt (Zielgruppe, Nutzen, Format) und eindeutig positioniert (Inspiration, Deep-Dive, Hands-On), können Teilnehmende direkt erkennen, ob das Programm zu ihrer Rolle, ihren Interessen oder ihrer aktuellen Aufnahmefähigkeit passen. So können sie sich ihre Agenda perfekt zusammenstellen: wichtige Themen in Austausch-Formaten am Vormittag, wenn die Energie noch voll da ist und kurze Impuls-Vorträge am Nachmittag, wenn aufgrund des Mittags-Tiefs keine große Beteiligung mehr geht.

Nicht nur die inhaltliche Erklärung von Format oder Inhaltstiefe sind hier hilfreich, auch visuell und strukturell können Filter oder Color Codes in der Agenda und bei der Veranstaltung diese Orientierung fördern. Ergänzend dazu können Apps mit technischen Funktionen wie Programm-Empfehlungen auf Basis von Rolle oder Interessen diesen Einstieg noch leichter gestalten. Wichtig ist hier allerdings, dass diese lediglich unterstützen und keine gute Struktur ersetzen können. Am Ende steht das, was wir immer in unseren Magazinbeiträgen predigen: Zielgruppenverständnis. Wer das Event aus Sicht der Teilnehmenden sieht, kann mit technischen, strukturellen und visuellen Ergänzungen eine zielführende Orientierung zwischen den vielen Programmpunkten schaffen.
Mehr zum Thema Zielgruppenverständnis, Personalisierung und der dafür notwendigen Datenbasis findet ihr in weiteren Artikeln in unserem Magazin.

Programme dürfen komplex sein, gerade bei inhaltsbetonten Veranstaltungen, das Event-Erlebnis muss es aber nicht sein.
Wenn die Punkte, die wir in diesem Artikel aufgezeigt haben, im Planungsprozess berücksichtigt werden und konsequent aus Sicht der Zielgruppe gedacht wird, wird aus vielen Programmpunkten ein Programm, das Orientierung schafft. Eines, bei dem sich Teilnehmende nicht fragen, wo sie hingehen sollen – sondern einfach wissen, wo sie richtig sind.

Mit unserem Guidance Paper könnt ihr euch eine Orientierungs-Grundlage downloaden, die euch im Planungsprozess unterstützen kann.
Wenn ihr das Thema Programmgestaltung noch früher und gezielter mitdenken möchtet, geht doch gerne mit uns in den Austausch. Für uns besteht Programm nicht nur aus Ablaufplänen und Sessions, sondern auch aus Entscheidungsmomenten, Orientierungspunkten und auch den Räumen und Situationen dazwischen. Denn auch dort wird für uns die transformative Kraft eines Events geformt.