Safety first - Sicherheit im Veranstaltungskontext

Veranstaltungen sollen Spaß machen. Das gelingt aber nicht nur mit einer außergewöhnlichen Location, hochkarätigen Acts oder gutem Essen. Es sind vor allem die Dinge im Hintergrund, die dafür sorgen, dass die Teilnehmenden eine unbeschwerte Zeit haben. Für das Gewerk „Sicherheit“ ist es eben dann ein großer Erfolg, wenn man von der Arbeit nichts mitbekommt. Das bedeutet nämlich, dass sich um alles gekümmert wurde und so gut läuft, dass die Teilnehmenden ein Sicherheitsgefühl verspüren, ohne es offensichtlich wahrzunehmen. In diesem Artikel wollen wir die Relevanz und die Ausprägungen des Themas Sicherheit ein bisschen näher beleuchten. Den theoretischen Rahmen hierfür gibt die Projektarbeit von unserer Claudia, in der sie sich mit diesem Thema auseinandergesetzt hat. Außerdem wollten wir von unserem Head of Production Jan wissen, wie all diese Punkte auf der Veranstaltung umgesetzt werden und welche Herausforderungen es dabei gibt.

Warum ist Sicherheit so wichtig? Das ist schnell beantwortet. Die Sicherheitsbedürfnisse des Menschen sind die unmittelbar folgenden auf die Grundbedürfnisse. Erst wenn diese erfüllt sind, können Individualbedürfnisse und Selbstverwirklichung befriedigt werden. Auch in der Gesellschaft wächst die Sensibilität für das Thema Sicherheit. Dies hat aber leider einen weniger schönen Grund: es gibt immer wieder Berichte über nicht vorhandene Sicherheit bei Veranstaltungen. Es sind Terroranschläge, Massenpaniken, kritische Wetterbedingungen oder fehlerhaftes Projektmanagement, die die Unversehrtheit der Teilnehmenden gefährden. Damit diese aufrecht erhalten werden kann, nehmen die Sicherheitsplanung und -konzepte zur Schaffung von Vorhersehbarkeiten und Erhöhung der Chancen auf eine sichere Veranstaltung einen wesentlichen Bestandteil der Veranstaltungsplanung ein. Interne und externe Risiken müssen erkannt und analysiert werden und es müssen Vorkehrungen zur Abwehr oder Minimierung eben jener getroffen werden. Diese Konzepte sind in der MVStättVO (Musterverordnung für den Bau und Betrieb von Versammlungsstätten) geregelt und betreffen den Betreibenden der Veranstaltungsstätte, sowie den Veranstaltenden.

Ein wichtiger Punkt ist, dass Sicherheit erarbeitet werden muss. Sie ist keine Gegebenheit, sondern ein Prozess, der personelle und finanzielle Ressourcen benötigt. Problematisch wird es hier also, wenn es zum Beispiel keine ausgebildeten Fachkräfte in diesem Bereich gibt. Aber auch kurzfristige und unverbindliche Anfragen erschweren aufgrund der geringen Vorlaufzeit ein adäquates Sicherheitsmanagement. Ein weiteres Problem scheint auf den ersten Blick gar keins zu sein: Veranstaltungen wollen immer mehr eindrucksvolle Erinnerungen erzeugen. Zum Beispiel durch einzigartige und innovative Konzepte oder Locations. Diese tragen aber unbekannte Gefährdungspotenziale in sich, die einen höheren Ressourcenaufwand bedeuten. Auch globale Veränderungen erschweren das Thema Sicherheit in Veranstaltungen. Durch den Klimawandel verstärken sich die extremem Wetterphänomene und durch die Globalisierung und Internationalisierung wird es immer schwieriger, einen einheitlichen Weg der Kommunikation für sicherheitsrelevante Informationen zu finden. Auch unmittelbare Bedrohungen wie Terroranschläge und Krieg verschärfen das Risikoempfinden.

Was braucht es also im Hinblick auf all dieser Herausforderungen und Gefahren? Zunächst ist es wichtig, sich mit dem Veranstaltungsort vertraut zu machen und eine meteorologische Beratung hinzuzuziehen. Gibt es Potenziale für Hochwasser oder Fluten? Treten häufig Unwetter oder rapide Änderungen der Wetterverhältnisse auf? Ist das Gebiet durch Hitze gefährdet? Eine geschulte Einschätzung dieser Fragen kann die Sicherheits-Planungen extrem unterstützen. Auch eine Herkunftsanalyse der Teilnehmenden kann helfen, die optimale Wahl in Bezug auf die Kommunikation zu treffen. So können wichtige Informationen im internationalen Kontext zum Beispiel auf Englisch mit entsprechenden Piktogrammen kommuniziert werden. Von der Zugänglichkeit von Informationen durch die Globalisierung kann außerdem profitiert werden. Sicherheitsstandards aus anderen Ländern können hier als Inspiration dienen und die eigenen Regelungen ergänzen.

Und wie genau wird auf Veranstaltungen mit dem Thema Sicherheit umgegangen? Das verrät uns unser Head of Production Jan:

Wie begleitet euch die Veranstaltungssicherheit denn im Projektverlauf?

Das Thema Sicherheit wird nicht erst dann akut, wenn wir zum Aufbau in die Location laufen. Wir beschäftigen uns im Vorfeld viel mit den Gegebenheiten vor Ort und Besonderheiten der Location und stellen nach einer Vorortanalyse schon in der Projektplanung bestimmte Regeln auf.

Und was sind das für Regeln?

Das sind unsere Safety Rules. Diese Regeln sind immer individuell, da sie speziell auf die Location und auf die zu verrichtenden Arbeiten abgestimmt sind. Sie werden frühzeitig an alle Dienstleistenden und Projektbeteiligten kommuniziert, damit alle wissen, worauf sie zum Beispiel beim Auf- und Abbau achten müssen. Neben den Safety Rules haben wir auch noch einen Safety Guide.

Wie unterscheidet sich denn der Safety Guide von den Safety Rules?

Der Safety Guide bezieht sich eher auf die Besuchersicherheit. In diesem Guide ist beispielsweise das Safety Team definiert, welches sich aus Personen jedes einzelnen Bereichs zusammensetzt.

Wie kann man sich denn so ein Team vorstellen? Sind das nur Projektbeteiligte aus unserem Team?

Nein. Das sind Verantwortliche des Kunden, der Location und unsere Produktions- und Projektleitung. Alle diese Personen haben Führungsaufgaben vor Ort und haben so einen besonders guten Überblick über die einzelnen Gewerke.

Was steht denn im Safety Guide noch drin außer die Aufstellung des Safety Teams?

Auch für „was passiert, wenn“ Situationen liefert der Safety Guide die richtigen Antworten. Bereits in der Projektplanung wird eine Risikomatrix erstellt, die alle potenziellen Risikoszenarien beinhaltet. Sie werden nach Wahrscheinlichkeit des Eintretens und Ausmaß der Auswirkungen bewertet und es werden Maßnahmen im Falle eines Eintretens definiert. So sind wir zu jeder Zeit vorbereitet, falls es zu so einem Szenario kommt.

Und was darf an Sicherheits-Equipment vor Ort nie fehlen?

Unsere Safety und Emergency Cases, Feuerlöscher, Sanitätskästen, Sicherheitsschuhe, Helme oder Erst- und Brandschutzhelfer sind immer mit dabei, damit wirklich nichts passieren kann, worauf wir nicht vorbereitet sind. Außerdem teilen unsere Schilder, die wir während des Aufbaus aufstellen, immer genau mit, welche Sicherheitskleidung zum aktuellen Stand Pflicht sind, damit niemandem etwas passiert.

Sicherheitsplanung ist auch unser Fundament – von der ersten Idee in der Konzeption bis zum Abbau der Veranstaltung. Seit über 30 Jahren stellen wir sicher, dass unsere Kunden und ihre Gäste eine unbeschwerte und geschützte Atmosphäre erleben. Mit unserer Expertise sorgen wir dafür, dass Sicherheitsaspekte nahtlos in die Veranstaltung integriert sind, damit unsere Kunden sich ganz auf ihre Ziele und den Erfolg ihres Events konzentrieren können und ihre Rolle als vertrauenswürdiger Gastgeber gewahrt ist.