Weil Wirkung kein Zufall ist - Die Suche nach dem perfekten Speaker

Wenn es um Business-Events geht, dann sind wir bei ottomisu in unserem Element. Von der Idee bis zur Umsetzung stehen die Bedarfe der Kund*innen bei uns an oberster Stelle.
Ausgehend von Zielsetzung, Zielgruppe und Inhalten denken wir Events immer ganzheitlich und mit Blick auf die Experience der Teilnehmer*innen.
Warum sollte das bei der Wahl des richtigen Speakers anders sein? Eine Veranstaltung lebt nämlich nicht nur von ihren inszenatorischen Elementen, der Location, den Formaten oder dem Raumdesign. Neben den persönlichen Begegnungen definiert sie sich in erster Linie über ihre Inhalte. Denen, die diese vermitteln, kommt somit eine ganz zentrale Bedeutung zu. Ob intern oder extern, branchenspezifisch oder mit frischem, vielleicht sogar branchenfremdem Blick, professionell oder unkonventionell; die Entscheidung sollte immer mit Blick auf Zielstellung, Publikum, gewünschter Wirkung, Wahrnehmung und Mehrwert getroffen werden.

Gute Speaker verfügen über eine Vielzahl an Qualitäten. Neben ihrem Fachwissen bringen sie ausgeprägte rhetorische Fähigkeiten mit, um komplexe Sachverhalte nicht nur klar, verständlich und zielgruppenkonform, sondern vor allem auch spannend und mitreißend zu vermitteln. Gutes Storytelling ist dabei essenziell. Eine starke Bühnenpräsenz, Authentizität und eine empathische Ausstrahlung ermöglichen ihnen, schnell einen Draht zum Publikum herzustellen und mit ihm zu interagieren. Sie sind in der Lage, Stimmungen wahrzunehmen, bei Bedarf darauf einzugehen und entsprechend zu reagieren. Richtig gute Speaker begeistern nachhaltig, regen zum Nachdenken an, setzen Impulse und bleiben dem Publikum noch lange positiv im Gedächtnis – und können nicht zuletzt auch dazu beitragen, die Teilnehmendenzahlen zu erhöhen und die Veranstaltung aufzuwerten. Derlei Talente lassen sich selbstverständlich auch unternehmensintern finden und es bedarf nicht zwingend professioneller externer Speaker. Zumal auch nicht jeder externe Speaker, der für eine Veranstaltung gebucht wird, all die aufgeführten Qualitäten besitzt bzw. besitzen muss.

Es stehen also weitere Überlegungen im Raum, wenn es darum geht, den/die für die Veranstaltung geeignete*n Redner*in auszuwählen. Zunächst sollten die wichtigsten Rahmenbedingungen definiert werden. Dazu gehört die Klärung der Veranstaltungsziele: Soll Wissen vermittelt, Motivation gesteigert oder eine Transformation begleitet werden? Wer sind die Teilnehmenden – Mitarbeitende, Kunden oder Partner? Branchenfremd oder -zugehörig? Wo steht das Unternehmen aktuell? Wo will es hin und was verspreche ich mir von Speaker und Keynote? In welcher Sprache findet die Veranstaltung statt? Wie sollte die Relation zwischen Theorie und praktischer Erfahrung sein? Spezialist oder lieber Generalist? Was steht mir an Budget zur Verfügung? Und bei welchen Qualitäten kann ich zugunsten anderer Vorteile eventuell auch Abstriche machen? Aus all diesen Überlegungen resultieren die jeweiligen Anforderungen hinsichtlich Fachkompetenz, Branchenerfahrung und Skill-Set. Zudem gibt es eine Vielzahl an Argumenten sowohl für interne als auch für externe Speaker, die ebenfalls in die Entscheidungsfindung einfließen sollten.

Während interne Speaker den Vorteil haben, das eigene Unternehmen und dessen Tonalität bestens zu kennen, kann auch genau diese Nähe zum Problem werden. Ihre Authentizität und Praxiserfahrung können als Voreingenommenheit bewertet werden. Oder gar als Betriebsblindheit. Die Verwendung der immer gleichen unternehmensinternen Floskeln, Mimik und Gestik ist auch nicht immer von Vorteil. Andererseits ermöglicht die Kenntnis über die eigenen Herausforderungen und Spezifikationen aufkommende Fragen gezielt zu beantworten.
Ein weiterer Punkt sind die oftmals deutlich geringeren Kosten, die im Vergleich zur Buchung von externen Speakern anfallen würden. Allerdings erfolgt die Vorbereitung dann meist nebenbei zum eigentlichen Job, was wiederum andere Herausforderungen mit sich bringt. Professionelle externe Speaker können sich ihre Vorbereitungszeit deutlich besser einteilen. Je nach Zielsetzung und Veranstaltungs- oder Teilnehmendenzuschnitt fällt jedoch ein unter Umständen sehr intensives Briefing an. Interne Führungskräfte verfügen nicht nur über das notwendige Firmen-Know-How, sie sind auch in der Lage, eine entsprechende Einordnung und das Big Picture für das eigene Unternehmen zu liefern. Je nach Themen-Brisanz sollte allerdings darauf geachtet werden, dass der Vortrag nicht zu sehr als „von oben kommend“ wahrgenommen wird.
Ein weiterer Aspekt ist die Förderung interner Talente. Eigenen Mitarbeiter*innen die Möglichkeit zu geben, auf Veranstaltungen zu sprechen, bietet Young Talents die Möglichkeit, sich und die eigenen Kompetenzen sichtbar zu machen. Und hat den Vorteil Hidden Talents zu entdecken und Kolleg*innen zu motivieren. Der „einer-von-uns“ Charakter zur Stärkung des Wir-Gefühls ist nicht zu unterschätzen.

Externe Speaker haben häufig mehr inhaltliche Facetten, was eine gewisse Vielfalt an Themen und Aspekten ermöglicht. Sie bringen neue Perspektiven und Erfahrungen ein, beleuchten Themen auf andere Weise, setzen einen neuen Kontext, sind gegebenenfalls enger an Märkten, Trends oder Innovationen und bringen mitunter sogar eigene Best Practices, Forschungsergebnisse oder Success Stories mit. Als Changemaker können sie wertvolle Impulse für Veränderung und Innovation liefern. Auch bei kritischen, eingefahrenen Themen oder Ansichten können externe Speaker durchaus sinnvoll und hilfreich sein. Ihre Neutralität und Unvoreingenommenheit ermöglichen es, manche Inhalte besser zu platzieren und zum Publikum durchzudringen. Ganz unparteiisch ist er in der Lage, „den Finger in die Wunde zu legen“. Darüber hinaus können Entscheidungen und Überlegungen durch einen externen neutralen Proof of Concept in ihrer Richtigkeit und Notwendigkeit bestätigt oder auch besser verargumentiert werden. Neutrales Fachwissen, eine umfangreiche Expertise sowie eine differenziertere Einordnungs- und Betrachtungsweise machen externe Redner*innen zu glaubwürdigen Expert*innen - vor allem wenn sie einen gewissen Bekanntheitsgrad mitbringen. Darüber hinaus verfügen sie häufig über spannende Netzwerke, die man unter Umständen auch für sich nutzen kann. Hochkarätige Expert*innen steigern zudem Wirkung und Attraktivität von Events. Die Teilnehmer*innen fühlen sich wertgeschätzt, die Veranstaltung wird als exklusiv und das Unternehmen als kompetent, innovativ und erfolgreich wahrgenommen. Ein bisschen weniger professionell kann jedoch auch charmant sein, und manchmal ist es einfach wichtig, gewisse Aussagen von bestimmten Personen zu hören – ganz egal, wie ausgeprägt ihre Redner-Qualitäten sind. Glaubwürdigkeit, Kompetenz und nicht zuletzt auch Sympathie machen ein rhetorisches Manko allemal wieder wett.

Die Entscheidung, ob intern oder extern, professionell, unabhängig oder aus anderen Firmen oder Institutionen kommend, sollte immer hinsichtlich Zielsetzung und Wirkung erfolgen, denn die Experience der Teilnehmer*innen und die Übermittlung von Botschaften oder Impulsen stehen und fallen mit der Qualität und Authentizität der Speaker.

Mit der Entscheidung für einen externen Speaker geht unsere Arbeit dann auch so richtig los: wie und wo findet man denn eigentlich einen passenden Speaker für seine Veranstaltung? Ein strukturierter und durchdachter Ansatz hilft, bei den verschiedensten Recherchemöglichkeiten nicht den Überblick zu verlieren.

Neben Speaker-Datenbanken und -Plattformen kann auch die Analyse von Fachzeitschriften und -artikeln oder anderen Kongressen und Veranstaltungen eine Möglichkeit sein, um sein "Perfect Match" zu finden. Auch soziale Medien wie LinkedIn oder kollegiale Empfehlungsplattformen können weitere Auswahl-Optionen darlegen. Bei der Recherche zu einem bestimmten Fachthema kristallisieren sich oft schon zu Beginn renommierte Speaker heraus, die in ihrem Fachbereich über umfassende Erfahrung und einen hohen Bekanntheitsgrad verfügen. Dies kann auf den ersten Blick oft schon wie ein Volltreffer klingen: ein erfahrener, kompetenter Speaker, der in der Branche bereits etabliert ist. Neben der fachlichen Qualifikation sind aber auch persönliche Ausstrahlung und Kommunikationsstärke ein essenzieller Aspekt für einen erfolgreichen Auftritt. Wenn einer der ersten Treffer nicht vollumfänglich zur Zielsetzung oder Tonalität der Veranstaltung passt, sind neue Herangehensweisen gefragt.
Wir bei ottomisu gehen bewusst über die naheliegenden Optionen heraus, um die passende und individuelle Lösung für unsere Kund*innen zu finden. Daher setzen wir auf tiefgehende Recherche und ein echtes "Eintauchen" in die jeweiligen Themenwelten. Indem wir uns intensiv mit den spezifischen Anforderungen und Inhalten auseinandersetzen, entdecken wir oft „verborgene Schätze“ – Speaker, die vielleicht nicht auf den Startseiten der großen Plattformen auftauchen, aber mit praxisnahen Erfahrungen, frischen Impulsen und innovativen Ideen überzeugen. Eine tiefgehende und zeitaufwändige Analyse ist aber nicht in jedem Fall notwendig. Vielmehr geht es darum, mit Erfahrung, Gespür und dem richtigen Ansatz die optimale Wahl für jede Veranstaltung zu treffen – sei es mit einem bekannten Namen oder einem unentdeckten Talent.

Nach der Recherche folgen dann die Filterung und Priorisierung geeigneter Kandidat*innen. Hier müssen sowohl Expertise, Stil und Interaktionsfähigkeit mit dem Publikum als auch Referenzen und bisherige Auftritte mit den gesetzten Parametern zu Budget und Verfügbarkeit übereinstimmen. Wenn hier alles zusammenpasst, geht es in die entsprechende Aufbereitung der relevanten Informationen und ein persönliches Kennenlerngespräch, um die Entscheidung zu besiegeln.

Mit der Buchung allein ist unser Job aber noch nicht getan: Eine sorgfältige Abstimmung und ein umfassendes Briefing sind essenziell für einen erfolgreichen Auftritt. Die Speaker müssen natürlich wissen, welche Ziele die Veranstaltung verfolgt, wer im Publikum sitzt und was No-Go-Themen oder gewünschte Schwerpunkte sind. Auch die inhaltliche oder rhetorische Unterstützung bei weniger erfahrenen Speakern zählt zu den Aufgaben, die wir im Sinne der Ganzheitlichkeit neben Recherche und Organisation mit aufnehmen.

Nach der Veranstaltung ist dann auch wieder vor der Veranstaltung. Feedback von Teilnehmer*innen und Kund*innen einzuholen, hilft uns, wichtige Erkenntnisse für zukünftige Events zu gewinnen. Und natürlich auch für die Suche nach dem nächsten Speaker.