Eventplanung: Darauf kommt es an

Jedes Event ist neu, anders und besonders. Gleichzeitig gibt es rund um die Eventplanung wiederkehrende organisatorische Abläufe, die es bei jeder Veranstaltung zu beachten gilt. Wir verraten Ihnen, worauf es bei der Eventplanung wirklich ankommt.

Jede Eventplanung beginnt mit dem Thema der Veranstaltung

Jedes Event hat eine Intention bzw. einen Zweck – und danach sollte sich auch die Planung einer Veranstaltung richten. Ein Fachkongress mit mehreren Hundert Teilnehmern braucht auch organisatorisch eine andere Herangehensweise als ein exklusiver Kaminabend mit Kammerkonzert oder eine Firmenfeier.

Bevor Sie mit der Planung starten, sollten Sie zwei Fragen klar beantworten:

• Was möchten Sie mit der Veranstaltung erreichen? Geht es z. B. um Teambuilding, Kundenakquise oder um die Präsentation eines Produkts? Oder eher um Netzwerken oder das Vermitteln von Kontakten?
  
  
• Wer ist Ihre Zielgruppe? Mitarbeiter, Kunden, Partner oder die breite Öffentlichkeit? Geht es um ein internes oder externes Event?

Wichtig ist dabei natürlich auch immer, dass die jeweiligen Unternehmenswerte in die Konzeption und die Zielsetzung der Veranstaltung mit einfließen.

Wer, wann, wo, wie viele: Wiederholende Elemente in der Veranstaltungsplanung

Mit dem Zweck bzw. dem Ziel des Events stehen die wichtigsten Grundlagen. Jetzt geht es ins Detail. Folgende Punkte sind nahezu bei jedem einzelnen Event entscheidend:

• Eventformat: Findet das Event online oder in Präsenz statt? Oder ist es eine hybride Veranstaltung? Gerade letzteres Format braucht eine sinnvolle Kombination der Online- und der Präsenzelemente. Bei internen Firmenevents sollten Sie möglichst früh die Mitarbeitenden in die Planungen mit einbeziehen.
  
  
• Anzahl der Gäste: Wer wird eingeladen? Wie viele Personen genau? Und wie viele davon werden vermutlich tatsächlich zusagen bzw. erscheinen? Die No-Show-Rate hängt auch davon ab, ob das Event kostenpflichtig ist oder nicht. Hier spielen auch Erfahrungswerte anderer Veranstaltungen eine wichtige Rolle – und bei deren Analyse kann eine KI sehr gut unterstützen.
  
  
• Termin und Eventdauer: So banal es klingt, der richtige Zeitpunkt spielt für das Gelingen eines Events eine ganz wichtige Rolle. Je mehr Vorbereitungszeit Sie haben, desto mehr Optionen haben Sie bei der Planung und Gestaltung. Zudem muss der Termin auch zum Zweck und zur Zielgruppe passen.
  
  
• Location und Raumkonzept: Welcher Ort ist für meine Veranstaltung und die zu erwartenden Teilnehmerzahl am besten geeignet? Braucht es einen Sitzplan? Wie sieht es mit der Barrierefreiheit aus? Benötigt es fliegende Bauten? Mit einem professionellen Raumkonzept sind diese sowie viele weitere Fragen klar beantwortet – und das vereinfacht das Finden einer passenden Location.
  
  
• Infrastruktur und Anreise: Parallel zur Location sind natürlich auch mögliche Übernachtungen mit entsprechenden Hotels zu organisieren. Bei längeren Anreisen und größeren Events empfehlen sich Kooperationen mit der Deutschen Bahn.
  
  
• Catering: Welche Speisen und Getränke passen zum Event? Ist das gemeinsame Essen vielleicht sogar der rote Faden der Konzeption und damit der mit Abstand wichtigste Punkt auf der Agenda? Speziell in diesem Fall braucht es beim Catering wirklich verlässliche Partner.
  
  
• Technik: Welche technischen Hilfsmittel wie z. B. Beleuchtung oder Akustik braucht es, um das Event ansprechend zu gestalten? Hier lohnt es sich, frühzeitig dran zu sein und Angebote zur Vermietung zu vergleichen. Je nach Event-Format können hier auch dekorative Elemente wichtig sein.
  
  
• Personal: Wie viele und vor allem auch welche Personen sind für das Wohl der Gäste verantwortlich? Welche Personen brauch ich intern zur Planung und extern in der Umsetzung?
  
  
• Ablaufplanung: Für jeden einzelnen Schritt gibt es einen idealen Zeitpunkt – und der sollte dokumentiert und ständig auf dem laufenden Stand sein. Mit dieser Dokumentation stellen Sie auch sicher, dass Sie nichts vergessen oder übersehen.
  
  
• Sicherheitskonzept: Ihre Gäste fühlen sich dann wohl, wenn sie sich sicher sein können, dass Sie als Veranstalter an alle Eventualitäten gedacht haben. Wichtige Punkte rund um die Location sind z. B. die Fluchtwege und die maximale Anzahl der Personen, gerade auf Festivals können auch die Besucher selbst eine sicherheitstechnische Rolle spielen. Das Herzstück des Sicherheitskonzepts ist eine Risikobewertung, was diese und viele weitere Fragen möglichst umfassend beantwortet und damit eine belastbare Einschätzung der Risiken einer Veranstaltung ermöglicht.
  
  
• Plan B : Es lohnt sich für fast jeden einzelnen Punkt auf dieser Liste, ein Back-Up-Szenario oder einen Ersatz einzuplanen.
  
  
• Versicherung: Nicht zuletzt sollte ihre Veranstaltung auch versicherungstechnisch ausreichend abgesichert sein. Hierfür gibt es spezielle Haftpflichtversicherungen. Für manche Events braucht es auch eine behördliche Genehmigung.

Budget und Sponsoring

Nach Beantwortung dieser Fragen können Sie ziemlich konkret beziffern, wie hoch das Budget für das Event sein muss. Wohlgemerkt ist diese Summe nicht in Stein gemeißelt, aber allzu stark sollte Sie sich bei einer guten Planung nicht mehr verändern.

Zudem können Sie spätestens jetzt auch an mögliche Sponsoren und Partner herantreten und die Konditionen für deren Beteiligung an Ihrem Event aushandeln.

Budgetplanung immer möglichst nach der Zielsetzung ausrichten

Der Gradmesser zum Anpassen des Budgets sollte immer der Zweck der Veranstaltung sein. Je klarer die Zielsetzung eines Events, desto besser lässt sich dafür notwendige Budge begründen.

Gleichzeitig gilt natürlich auch immer, mit einem möglichst gesunden Maß zu entscheiden und ein bestmögliches Preis-Leistungs-Verhältnis im Auge zu behalten.

Genau diesen schmalen Grat zwischen begeisternden Momenten und Effizienz meistern professionelle Eventagenturen wie ottomisu besonders gut. Sie schaffen es, jedem Event mit einem bestimmten Motto oder einer ganz eigenen Idee zur Durchführung eine ganz spezielle Note zu verleihen, die den Gästen gut in Erinnerung bleibt – und holen dabei immer das Maximale aus dem vorgegebenen Budget raus.

Programmgestaltung und Event Agenda

Einer der wichtigsten Punkte des Events sind natürlich die Inhalte des Events. In der Regel gilt: Je ausgefallener, origineller und kreativer das Programm, desto einzigartiger ist das damit verbundene Erlebnis und desto höher ist die Chance, dass das Event lange in Erinnerung bleibt. Auch dazu sollten Sie immer den Zweck bzw. das Motto sowie die Zielgruppe Ihres Events genau im Blick haben.

So sehr sich das Programm bei einem Fach-Konferenz von einer Jubiläumsfeier unterscheidet, letztendlich geht es bei jeder Veranstaltung darum, möglichst viel emotionale Momente zu schaffen. Neben guten Rednern, Entertainern und Moderatoren sind dazu Elemente entscheidend, die die Gäste mit einbeziehen.

Das können z. B. interaktive Workshops in möglichst kleinen Gruppen sein. Je konkreter die Themen und je persönlicher die Formate, desto mehr fühlt sich jede/r einzelne Besucher/in mitgenommen.

Und bevor Sie Ihre Veranstaltung mit zu viel Inhalten oder Agenda-Punkten überfrachten: Es lohnt sich, auch an Pausen zu denken.

Für die bleibenden Erinnerungen sorgt auch immer ein guter Event-Fotograf

Fotos sorgen für eine bleibende Erinnerung. Dazu empfiehlt sich das Engagement eines professionellen Fotografen. Mit seiner Erfahrung und seiner Expertise kann er immer genau die richtigen Momente einfangen. Professionelle Fotos wirken wie aus einem Guss und unterstreichen den Wert Ihrer Marke, zudem freuen sich die Teilnehmenden, sich auf den Bildern wiederzufinden und über die bleibenden Erinnerungen.

Gut kommuniziert ist halb organisiert

Spätestens mit der Vermarktung des Events startet auch dessen Umsetzung – und der erste Schritt dazu ist meistens der Versand einer Einladung. Diese ist als erster Berührungspunkt mit ihren Gästen gar nicht wichtig genug einzuschätzen.

Bei jeder Einladung geht es darum, die Gäste möglichst persönlich anzusprechen. Ebenso wichtig ist es auch, im Rahmen der Einladung bereits vorab die wichtigsten organisatorischen Dinge zu klären. Das können z. B. die Fragen sein, ob die eingeladene Person mit oder ohne Begleitung kommt und ob sie an einer (möglichen) Übernachtung interessiert ist.

Und natürlich gilt auch für die Einladung: Je kreativer und ausgefallener und passender, desto besser.

Save-the-Date, Einladung, Reminder-Mail: Der richtige Zeitpunkt

Je eher Sie einladen, desto besser. Ein ,Save the date' kann bei ganz wichtigen Events schon ein halbes bis dreiviertel Jahr vorher sinnvoll sein, bei B2B-Events reichen in der Regel aber sechs bis zehn Wochen.

Die E-Mail-Einladung an sich sollte frühestens acht und spätestens vier Wochen vor dem Event erfolgen. Dazu kann es je nach Größe und Wichtigkeit der Veranstaltung auch eine oder mehrere Reminder-Mails geben. Zudem sollten Sie rund um den Versand von E-Mails und die Registrierung auch auf den Datenschutz achten.

Kommunikation des Events über weitere Kanäle wie PR und Social Media

Parallel dazu können Sie je nach Veranstaltungs-Art natürlich auch darüber nachdenken, zu dem Event ein PR-Meldung zu erstellen oder Ihre Veranstaltung auf Social Media zu promoten – am besten mit Influencern und noch besser über Ihre Social Media Community. Und für manche Events lohnt sich auch die Programmierung einer eigenen Event-Website.

Vereinfachte Organisation und Planung mit WelYou Plattform

Übrigens helfen nicht nur beim Einladungsmanagement professionelle Softwarelösungen wie z .B. WelYou von ottomisu. Damit gestalten Sie auch den Registrierungsprozess sowie weitere Abläufe rund um die Reiseorganisation und Programmplanung maximal effizient und nutzerfreundlich.

Kurz vor dem Event geht's erst richtig los

Was genau braucht der Caterer noch? Sind wirklich genügend Tische und Stühle da? Sind die Moderatoren gebrieft? Und was ist mit der Technik und der Dekoration: Ist alles da und funktioniert es? Das sind nur ein paar von Dutzenden Fragen, die meist nur kurzfristig in den Tagen vor der Veranstaltung zu klären sind.

Generell gilt: Je näher das Event rückt, desto mehr Zeit brauchen Sie dafür. Das sollten Sie bei jeder Eventplanung unbedingt berücksichtigen.

Projektteam motivieren und begeistern

Events leben von ihrer Begeisterung. Als professionelle Eventagentur können wir gar nicht oft genug betonen, wie wichtig ein Projektteam ist, das mit maximaler Leidenschaft und voller Engagement an die Arbeit geht. Es gibt einfach kein besseres Rezept für eine erfolgreiche Veranstaltung. Dazu gehören gerade bei einer großen Veranstaltung eine Aufgabenverteilung und einer gezielten Nachverfolgung.

Durchführung, Analyse, Nachbereitung: Nutzung von KI

Gerade bei wiederholenden Aufgaben kann Künstliche Intelligenz (KI) ein wertvoller Helfer bei der Eventplanung sein. So lässt sich z. B. die Auswahl eines Caterers oder einer Location viel einfacher und klarer gestalten, wenn dazu bereits vorhandene Erfahrungen in Form von Daten vorliegen. KI-basierte Tools oder Lösungen können diese Daten analysieren und auf Basis vorgegebener Parameter wie z. B. Veranstaltungsbudget und Teilnehmerzahl die Location-Suche deutlich beschleunigen.

Echtzeit-Analysen können sogar während der Veranstaltung wertvolle Erkenntnisse liefern, um eine gute Eventplanung und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Und sie sind auch für die Nachbereitung bzw. die Auswertung und Erfolgsmessung entscheidend.

Automatisierte E-Mails sparen Zeit und Ressourcen

Doch für eine KI gibt es im Event-Bereich noch viele weitere Anwendungsbereiche, z. B. das Einladungsmanagement. Hier können z. B. automatisierte E-Mails den Prozess zur Registrierung stark vereinfachen. Zum Knüpfen neuer Kontakte bietet sich ein KI-generiertes Speed-Dating an.

Auch beim Finden eines roten Fadens sind generative KIs wie z. B. ChatGPT oder Copilot nicht zu unterschätzen. Es ist immer einfacher, eine noch so banale Idee weiter zu entwickeln als mit einem leeren Blatt Papier zu starten.

Fazit: Erfolgreiche Eventplanung ist viel, aber nicht alles

Die Planungsphase eines Events ist mindestens genauso entscheidend wie die Durchführung des Events.

Speziell darauf ausgerichtete Event-Plattformen wie z. B. WelYou und KI werden in Zukunft bei der Vorbereitung von Events eine immer größere Rolle spielen.

Dabei können solche Instrumente aber die Expertise und vor allem das Gespür von und für Menschen rund um Events niemals ganz ersetzen: Veranstaltungen sind dann ein voller Erfolg, wenn die Mischung aus Emotion und Organisation passt.